De rapportageplicht geldt voor in Nederland gevestigde importeurs van ruwe olie, aardgas en steenkool.
Een importeur is gedefinieerd als een natuurlijke of rechtspersoon die, in het kader van een commerciële activiteit, ruwe olie, aardgas of steenkool van buiten de EU op de interne markt brengt. Dit omvat ook de persoon of entiteit die is aangewezen om namens de importeur de vereiste handelingen en formaliteiten uit hoofdstuk 5 van de methaanverordening uit te voeren.
De importeur wordt bepaald door de douaneafhandeling, niet door capaciteitsboekingen, hoewel beide activiteiten door dezelfde persoon of entiteit kunnen worden uitgevoerd. Een importeur moet binnen de EU gevestigd zijn om goederen te importeren en op de EU-markt te brengen.